Nell’ambito dell’intervento di ammodernamento previsto nell’estate 2007, la biblioteca pubblica di Reutlingen ha introdotto un sistema completo fornito da Bibliotheca RFID Library Systems per automatizzare il prestito e la restituzione di materiali. Il sistema RFID è stato collegato senza alcuna difficoltà al software BOND in uso presso la struttura.
Successivamente, sei delle dieci sedi distaccate della biblioteca introdurranno anch’esse la tecnologia RFID per tutti i loro materiali (all’incirca altri 64.500 articoli). Per i 112.000 abitanti della città, la biblioteca pubblica di Reutlingen rappresenta un centro molto frequentato di informazione, comunicazione e documentazione che offre un apporto notevole alla qualità della vita della comunità.

La biblioteca pubblica, che accoglie oltre 500.000 visitatori e presta più di 1,4 milioni di materiali all’anno, si è classificata nel 2006 al quarto posto del BIX, la graduatoria delle biblioteche tedesche. Usando il sistema RFID BiblioChip, la biblioteca desidera migliorare il livello del servizio all’utenza, dell’attenzione del personale e dell’efficienza operativa. "Da alcuni sondaggi è emerso con chiarezza che i nostri utenti desidererebbero un orario di apertura prolungato e l’opportunità di prendere in prestito e restituire materiali al di fuori dell’orario di apertura della biblioteca. Ci aspettiamo che le nuove postazioni di autoprestito Biblio SelfCheck ci permettano di migliorare sostanzialmente il nostro servizio. Presto le lunghe code al banco apparterranno al passato", afferma la responsabile della biblioteca Christa Gmelch.

Conversione mobile on-line

Il primo passo dell’intero processo, la conversione dei 212.000 materiali, è iniziata a metà aprile 2007. "Abbiamo utilizzato dieci stazioni mobili di conversione e lavorato anche ai banchi del personale per applicare le etichette RFID a tutti i materiali nella maniera più rapida ed efficiente possibile. L’operazione è stata eseguita durante il normale orario di apertura della biblioteca senza creare alcun disagio all’utenza", spiega Renate Goldbrunner, direttrice dei servizi ai lettori e corresponsabile del progetto. Hartmut Marder, direttore di Bibliotheca Germania, spiega qual è la particolarità del progetto di Reutlingen: "I sistemi comunicano via WLAN, il che permette conversioni on-line dalle stazioni mobili. In questa maniera, durante il processo, possono essere letti sia il numero del materiale, sia i dati specifici del sistema gestionale della biblioteca come, ad esempio, autore e titolo del libro. È dunque possibile verificare immediatamente se materiale e codice corrispondono. Inoltre, poiché utilizziamo il modello di dati danese, tutti i campi di dati necessari sono automaticamente disponibili per l’inizializzazione, per cui si ovvia alla necessità di aggiornare successivamente i dati rispetto al sistema gestionale della biblioteca, risparmiando dunque tempo prezioso".

Innovazione: BiblioReturn Secure e il rivoluzionario sistema a camere

Ciò che salta all’occhio degli utenti è lo spettro estremamente ampio di opzioni di autoprestito introdotte con il nuovo sistema. Nelle intenzioni vi sono anche due macchine BiblioReturn all’interno della biblioteca che consentiranno la restituzione dei materiali durante l’orario di apertura. Sarà inoltre prevista una macchina BiblioReturn esterna incorporata nel muro della biblioteca e protetta da un vetro di sicurezza, che sarà accessibile unicamente a chi possiede una tessera valida.

Per garantire una maggiore sicurezza delle restituzioni, è stato sviluppato e brevettato uno speciale sistema a camere. Come una chiusa lungo un canale, il sistema prevede due portelli. Il suo funzionamento è molto semplice: quando un libro o un altro articolo viene introdotto nell’apposito vano previsto per la restituzione, il portello anteriore si chiude permettendo alla macchina BiblioReturn di controllare indisturbata che l’articolo appartenga alla biblioteca e registrarne la restituzione. Una volta approvata la restituzione, si apre automaticamente il portello posteriore per un brevissimo lasso di tempo. Il libro viene trasferito su un nastro trasportatore per giungere alla macchina ordinatrice o a uno dei carrelli portalibri in attesa. A questo punto, il portello anteriore si riapre pronto ad accettare un’altra restituzione.
L’intera procedura è molto rapida, a vantaggio degli utenti. Proprio come il suo predecessore, il sistema BiblioReturn Secure completa ogni procedura in pochi secondi. In linea di massima, la velocità corrisponde alla capacità di risposta del sistema gestionale della biblioteca. In media, in un’ora possono essere restituiti circa 700 libri, periodici, CD, DVD, materiale audiovisivo, ecc.
I portelli rendono meno casuali gli intervalli di caricamento del vano predisposto per la restituzione. È la macchina, non l’utente, a stabilire la velocità di restituzione degli articoli. In altre parole, ogni materiale restituito è ripreso in carico in tutta sicurezza dal sistema gestionale della biblioteca. Introducendo questa nuova macchina, è praticamente impossibile manomettere una parte del processo.

Tutte e tre le macchine BiblioReturn saranno collegate a un complesso sistema di ordinamento che permetterà di ordinare i materiali in base a cinque o più criteri, lasciando in tal modo al personale molto più tempo per svolgere altri compiti.
Saranno infine disponibili quattro postazioni di autoprestito Biblio SelfCheck Munich indipendenti, sempre fornite da Bibliotheca, in maniera che gli utenti possano prendere in prestito materiali in maniera autonoma e gestire altrettanto autonomamente il proprio profilo. Due varchi BiblioGate proteggeranno le uscite, attivando un allarme se qualcuno dovesse tentare di asportare dalla biblioteca materiali che non siano stati presi in prestito nel rispetto della procedura prevista.

Non vi è dubbio che l’attenta trasformazione e l’introduzione di tecnologia all’avanguardia contribuiranno, in futuro, a migliorare ulteriormente l’immagine positiva della biblioteca pubblica di Reutlingen.

Ulteriori informazioni sono disponibili all’indirizzo www.stadtbibliothek-reutlingen.de